Altan Yiğit
Pandemi ile birlikte birçok şirket evden çalışma düzenine geçene kadar bunun düşüncesi bile çalışanlar için bir rüya gibiydi. İşe gidip gelmeyi bırakıp evde olma fikrini kim sevmez? Ancak yıllardır evden çalışanlar bunun sanıldığı kadar kolay olmadığını biliyor. Bu tahmin edilenden çok daha stresli bir durum.
Whitespace at Work CEO’su Juliet Funt, ekip verimliliği, eğitim, yalnızlık, izolasyon, dikkat dağıtıcı şeyler gibi sorunların gerçek olduğunu ve bunların üstesinden gelinmesi gereken zorluklar olduğunu söylüyor.
“En kritik zorluklardan biri, işin asla bitmediği duygusudur.” diyor. “Kişi uyanır, başucu masasından dizüstü bilgisayarı alır ve 10 ila 14 saatlik dönüşümlü bir döngüye başlar. Dizüstünden çocuklara, dizüstünden dizüstüne, yiyecekten dizüstüne, temizlikten dizüstüne ve daha pek çok parçası olan karmaşık bir döngünün içine girer.
“Funt, “Bu program sürdürülebilir değildir ve üretkenliğiniz için büyük bir problem olabilir. Ancak gerçek şu ki, kolay ve mantıklı bir iş akışını engelleyen zorluklarının birçoğu konuma özgü değildir.” diyor.Yani “Verimlilik taşınabilirdir.” diyor. “Basit, net iletişim ve mantıksal iş akışı becerilerini geliştiren ekipler bu becerileri ve filtreleri evlerine taşıdılar.”Peki evden çalışırken verimliliği kaybetmemek adına neler yapmalıyız?
1) Aynı atmosferi koruyun.
Evinizde birden fazla çalışma alanı kullanmanız gerekiyorsa her gün her yerde bir kağıt, fotoğraf veya kalemlik gibi şeyler ile aynı ortamı oluşturun. Funt, kurulumun tekrarlanması beyninize çalışmanın “açık” olduğunu ve aynı planlanmış çalışma alanına tekrar tekrar dönmenin görsel olarak size bir güç hissi vereceğini söylüyor.
Bir not defteri veya bir kağıt parçası kullanın. Zihinsel olarak karmaşık olmayan ve etkileşimi kolay olan kağıt kullanmak, sizi teknoloji tabanlı kontrol listelerinin gürültülü korosundan uzaklaştırarak daha net düşünmenizi sağlıyor. Kağıdın yanınızda olması nazik patronuna sahip olmak gibi. Nazikçe ve tekrar tekrar sizi en önemli şey için zamanınızı doğru kullanmaya davet ediyor.
2) Düşük değerli aktivitelerden kurtulun.
Rutin evrak işleri gibi Funt’ın günümüzü dolduran “çöp iş” olarak adlandırdığı işleri ele alın. Bu düşük değerli faaliyetler, işinizin önemli ve anlamlı yönlerine ulaşmanın önünde bir engel olabilir.
Funt, “Çoğu şirketin yaptığı şey: taktik ve strateji gibi konularla ilgilenip davranışsal olanı unutmak.” diyor ve ekliyor: “İnsanları yeni koltuklara yerleştirmenin çalışma şekillerini değiştireceğini düşünerek yeniden yapılandırmalar yapıyorlar. Teknolojik iyileştirmeler yapıyorlar ve klasik süreç iyileştirme çalışması yapıyorlar.
“Bunun yerine, gereksiz şeylerden kurtulmanın mantıklı olduğu indirgemeci bir zihniyete sahip olun. “İndirgemeci bir zihniyet geliştirmek, bir alışkanlık veya bir refleks benimsediğiniz anlamına gelir. Gereksiz olanı ortadan kaldırın veya kesin. ”diyor Funt.
3) Beyaz aralığı ekle.
Gün içinde mola vermek popüler bir tavsiyedir, ancak ne zaman ve ne kadar süreyle mola vermek konusunda kafamız karışabiliyor. Örneğin, Enerji Projesi size vücudunuzun sirkadiyen ritmini takip etmenizi ve her 90 dakikada bir mola vermenizi söylerken, Pomodoro Tekniği her 21 dakikada bir mola vermenizi önerir. Funt, “Zamanlanmış molalar işinize her zaman uymuyor” diyor. Daha sezgisel bir model deneyin. Bireysel iç ipuçlarınıza dikkat ederek mola sürenizi belirleyin.
Telefon aramalarından ve mesajlardan boğulduğunuzu hissettiğinizde, yüksek adrenalin yüzünden vücudunuzda karıncalanma hissettiğinizde veya bedeniniz dinlenmek için sinyal verdiğinde mola verin. Funt buna stratejik duraklama diyor.
4) E-Posta zamanlarını belirleyin.
Eğer izin verirseniz e-posta gelen kutunuz verimliliğinizi bozabilir. Funt, e-postanızın ağ geçidini gün boyu açık tutmak yerine, kendi karar verdiğiniz anlarda açmanız gerektiğini söylüyor. “Örneğin her saat başı veya her 2 saatte bir kontrol edebilirsiniz” diyor.
5) Bir iş çıkış saati ritüeli oluşturun.
Verimlilik, evden çalışma profesyonellerinin hayati bir alışkanlığı olan bölümlendirmeye bağlı olabilir. Funt “Ne zaman bir kutuya bir şey koyabilirseniz odaklanmanıza yardımcı olur” diyor.
Çekmece veya dolap gibi hazır bir bölme açarak ve işle ilgili tüm öğelerinizi içine yerleştirerek gününüzü görsel olarak sonlandırabilirsiniz. Bu konsept işinizin artık bittiği konusunda daha kolay geçiş yapmanızı sağlayacak. Onları içeri sok ve dışarı çık. Funt, “Sürekli ulaşılabilir olabileceğimiz ve bazen de olmamız gerektiğini hissettiğimiz sanal bir dünyadan çıkış yapmak kolay değildir.” diyor.
Akşam için işle bağları koparmanın bir başka tekniği de bunu duyurmaktır, Funt bunu “sözlü bir sözde tuzağa düşürmek” olarak adlandırır.
“İşin bitmesini istediğinizde, arkadaşlarınızın, çocukların veya sevdiklerinizin veya bir oda arkadaşınızın önünde durun ve ” ‘Bugün çalışmayı bitirdim.’ deyin,” diyor. “Yalnız yaşıyorsanız, bir arkadaşınızı arayabilir veya ona mesaj atabilir ve aynı şeyi söyleyebilirsiniz. Ya da sadece kendi kulaklarınızın duyması için söyleyin.
“Funt, evden çalışmanın hem iyi hem kötü olduğunu ve bunu başarıyla yapan insanların artıları ve eksileri için sürekli bir şükran ve kabul dengesi kullandığını söylüyor. “Özerkliği ve özgürlüğü kutluyorlar.” diyor. “Ve sosyal sınırlamaları olması gerektiği gibi kabulleniyorlar.”
